El conocimiento de tu empresa, más fácil de consultar.
Preguntas que ya existen en tu organización
Cómo se tramita una compra, dónde está el manual de un equipo o qué pasos exige una incorporación. Muchas consultas empiezan con documentos que la empresa ya tiene, pero que cuesta localizar o interpretar.
- Consulta de procedimientos de compras y operaciones.
- Búsqueda en manuales técnicos autorizados.
- Apoyo documental a la incorporación de personal.
- Síntesis de informes internos con referencias.
- Preparación de borradores a partir de plantillas aprobadas.
Cada departamento necesita sus propios accesos
La documentación de recursos humanos, dirección o clientes no tiene el mismo ámbito de acceso que un manual general. El diseño debe respetar las separaciones existentes y comprobar que la recuperación documental no las elude.
El piloto debe validar tanto las respuestas permitidas como las consultas que el sistema debe rechazar o no poder resolver por falta de acceso.
Mide el resultado con una tarea representativa
Antes de prometer ahorros, compara el proceso actual con el piloto: tiempo para encontrar una respuesta verificable, porcentaje de consultas resueltas y carga de revisión. No se garantiza un porcentaje de productividad sin datos del proyecto.
La adopción también depende de que los documentos estén actualizados, de que exista un responsable de las fuentes y de que el equipo sepa cuándo necesita verificar una respuesta.
Información para una propuesta ajustada
- Departamento inicial y usuarios concurrentes.
- Repositorios documentales y formatos.
- Requisitos de identidad y control de acceso.
- Objetivos medibles del piloto.
- Necesidades de integración, copias y continuidad.